Отраслевое мероприятие: что отличает его от расхода на аренду зала

Мероприятие оценивают по числу участников и по отзывам. Оба показателя мало связаны с тем, ради чего его проводили. Разница между результативным событием и дорогой встречей закладывается в постановке цели.

Три разные цели требуют трёх разных форматов

• Договориться о чём-то с ограниченным кругом лиц. Формат это закрытая встреча на пятнадцать человек, а не конференция.
• Выработать общую позицию отрасли. Формат это круглый стол с подготовленными участниками и модератором, который ведёт к результату.
• Заявить о себе широкой аудитории. Формат это конференция или участие в чужой выставке.

Смешение целей даёт мероприятие, которое не достигает ни одной. Конференция на триста человек не может закончиться договорённостью, а встреча на пятнадцать не даёт охвата.

Что определяет результат круглого стола

Подготовка участников до встречи и работа модератора во время неё. Круглый стол без подготовки превращается в серию монологов, после которых ничего не меняется. Подготовка означает, что с каждым участником заранее обсуждено, какую позицию он занимает и в чём готов двигаться. Организацию таких обсуждений мы ведём через отраслевые круглые столы, а ведение через модерацию экспертных дискуссий.

Когда нужен масштаб

Конференции и форумы решают задачу присутствия и позиционирования, и здесь важна программа, а не сцена. Организацию мы ведём через организацию конференций и форумов, участие в чужих площадках через участие в выставках и презентационные мероприятия.

Практические форматы

Для переговорных задач подходят деловые встречи и переговорные площадки, для передачи навыков семинары и практические воркшопы. Последний формат недооценивают: обучающее событие даёт более длительный контакт с аудиторией, чем доклад.

Две вещи, на которых нельзя экономить

Первое это техническое обеспечение: звук, свет, трансляция. Сбой в этой части перечёркивает содержание, и восстановить впечатление нельзя. Мы закрываем её через техническое обеспечение мероприятий. Второе это привлечение нужной аудитории: зал, заполненный не теми людьми, обесценивает всю подготовку. Эта работа ведётся через продвижение мероприятий и начинается за два месяца, а не за две недели.

Как считать результат

По цели. Для переговорной задачи это число состоявшихся содержательных разговоров, для отраслевой позиции это наличие оформленного документа по итогам, для позиционирования это состав пришедших и последующие обращения. Число участников не является показателем ни в одном из трёх случаев.