Где на самом деле лежат ИТ-затраты и что из них поддаётся сокращению

Сокращение ИТ-бюджета обычно начинается с отмены проектов развития. Это самый быстрый способ показать экономию и самый дорогой в перспективе: через год организация возвращается к тем же задачам, потеряв время. Основные резервы лежат в другом месте.

Четыре зоны, где обычно есть резерв

• Лицензии. Оплаченные, но неиспользуемые рабочие места, дублирование функциональности между системами, избыточный уровень редакции.
• Поддержка и сопровождение. Уровень сервиса, оплачиваемый по максимальной ставке для систем, которым он не нужен.
• Подрядные ставки. Разброс между схожими работами у разных подрядчиков, не объяснимый содержанием.
• Инфраструктура. Мощности, выделенные под пиковую нагрузку, которая случается несколько раз в год.

С чего начинать

С инвентаризации договоров и фактического потребления. Это скучная работа, которая почти всегда даёт результат: в организациях среднего размера обнаруживается от десяти до двадцати процентов расходов, не соответствующих фактическому использованию. Мы делаем её в рамках оптимизации ИТ-затрат.

Отдельно про вендорскую поддержку

Договоры поддержки продлеваются автоматически годами, а состав систем за это время меняется. Пересмотр уровня сервиса по каждой системе отдельно, исходя из её критичности, обычно даёт заметную экономию без роста риска. Порядок такого пересмотра описан в пересмотре вендорской поддержки.

Подрядчики

Ставки редко пересматриваются после заключения рамочного договора, и со временем накапливается разброс: одна и та же работа у двух подрядчиков стоит по-разному без объяснимой причины. Разбор структуры ставок и сопоставление с рынком мы ведём через аудит подрядчиков и ставок.

Дублирование систем

Отдельная и часто крупная статья это системы, закрывающие одну и ту же задачу в разных подразделениях. Они появляются исторически: подразделение купило своё, потому что общее решение не устраивало или его не было. Через несколько лет организация платит дважды и содержит две команды компетенций.

Устранение дублирования почти всегда упирается не в деньги, а в согласование: у каждой системы есть свой владелец, и решение о переходе на одну означает, что кто-то теряет контроль над инструментом. Поэтому такие проекты идут через отдельное управленческое решение, а не через ИТ-бюджет.

Чего не стоит делать

Не стоит сокращать расходы на данные и на поддержку критичных систем: экономия здесь возвращается инцидентами, которые обходятся дороже. Не стоит также урезать бюджет пропорционально по всем статьям: это сохраняет неэффективность и одновременно бьёт по нужному.

Порядок и сроки

Инвентаризация занимает две-три недели, разбор договоров и переговоры о пересмотре ещё от месяца до квартала в зависимости от числа поставщиков. Основная часть экономии реализуется на горизонте следующего бюджетного года, поэтому начинать имеет смысл до его формирования.